Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für private Vermieter
Einmal im Jahr musst du die Nebenkosten abrechnen. Mit der richtigen Reihenfolge ist das in einem Abend erledigt, und Rückfragen der Mieter bleiben aus.
- Abrechnen darfst du nur, was im Mietvertrag einzeln vereinbart ist (Art. 257a OR).
- Bei Akontozahlungen musst du mindestens einmal jährlich abrechnen.
- Kosten für leerstehende Wohnungen trägst du selbst.
- Mieter dürfen die Belege einsehen (Art. 257b OR). Bewahre sie gut auf.
1. Kosten zusammentragen
Sammle alle Rechnungen der Abrechnungsperiode: Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser, Allgemeinstrom, Hauswartung, Treppenhausreinigung, Kehrichtgebühren, Lift, TV- und Kabelgebühren, je nachdem, was im Mietvertrag steht. Reparaturen, Erneuerungen und Anschaffungen gehören nicht dazu.
2. Verteilschlüssel festlegen
Verteile die Kosten so, wie es im Mietvertrag steht: meist nach Wohnfläche, bei vorhandenen Zählern nach Verbrauch. Zieht ein Mieter während des Jahres aus, rechnest du seinen Anteil nach Tagen oder Monaten ab.
3. Akontozahlungen abziehen
Ziehe pro Mieter die bezahlten Akontozahlungen ab. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
4. Abrechnung verschicken
Schicke jedem Mieter seine Abrechnung mit einer Übersicht der Gesamtkosten, seinem Anteil, den bezahlten Akontozahlungen und einer Zahlungsfrist. Weise darauf hin, dass die Belege eingesehen werden können.
Häufige Fehler
- Positionen abrechnen, die nicht im Mietvertrag stehen
- Leerstand auf die übrigen Mieter verteilen
- Mieterwechsel nicht anteilig rechnen
- Akontozahlungen eigenmächtig erhöhen: Dafür brauchst du in der Regel das amtliche Formular
Spar dir die Arbeit
- Vorlage herunterladen
- Eigene Angaben einsetzen (gelb markiert)
- Ausdrucken oder per Mail verschicken
Stand: November 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Massgebend sind das Obligationenrecht (OR), die Verordnung über die Miete (VMWG) und dein Mietvertrag.